Les avantages du livret d’accueil digital
Le livret d’accueil digital est un outil très prisé en raison de ses nombreux avantages :
Favoriser l’écologie. En optant pour une version digitale, on réduit considérablement la consommation de papier et les déchets qui en découlent. Les entreprises soucieuses de leur empreinte environnementale doivent ainsi privilégier cet outil.
Faciliter la mise à jour. Un livret d’accueil numérique peut être facilement modifié en cas de changement des informations contenues. Il est donc plus pertinent et toujours à jour pour les nouveaux arrivants.
Optimiser le coût. La création, l’impression et la distribution de livrets d’accueil papier peuvent représenter des coûts non négligeables. En revanche, les outils digitaux permettent de générer un livret interactif sans frais supplémentaires.
Simplifier le partage. Le livret d’accueil digital peut être envoyé par e-mail aux personnes concernées avant même leur intégration dans la structure, ou encore être téléchargé depuis un site internet ou une plateforme de partage interne. Cette démarche facilite grandement la communication et assure que chaque nouvel individu dispose de toutes les informations importantes.
Les étapes clés pour créer un livret d’accueil digital
Définir le contenu et la structure
La première étape de la création d’un livret d’accueil digital consiste à établir la liste des éléments à y inclure. Parmi eux, on retrouvera notamment :
- Une présentation de l’entreprise ou de la structure (historique, activités, chiffres clés, etc.)
- Un organigramme pour faciliter la compréhension des relations hiérarchiques et fonctionnelles
- Les valeurs et la culture d’entreprise
- Les procédures internes (gestion des congés, horaires de travail, communication interne, etc.)
- Le règlement intérieur pour garantir le respect des consignes en matière de sécurité et de déontologie
- Des informations pratiques (numéros utiles, accès aux locaux, restauration sur place, etc.)
Choisir les outils appropriés
Il existe divers outils digitaux permettant de créer un livret d’accueil interactif et personnalisé. Le choix de la plateforme dépendra de plusieurs critères tels que l’objectif visé, le budget alloué, l’autonomie souhaitée et le niveau de compétences techniques des utilisateurs. Parmi ces outils figurent :
- Les logiciels PAO (Publication Assistée par Ordinateur) : InDesign, Scribus, etc.
- Les solutions cloud accessibles via navigateur web : Canva, Lucidpress, FlippingBook, etc.
- Les sites permettant de créer des PDF interactifs : FlexPaper, Publitas, Yumpu, etc.
Il est également possible d’utiliser des extensions spécifiques pour les suites bureautiques courantes (Microsoft Office, LibreOffice, Google Workspace, etc.) afin de dynamiser la mise en page et d’intégrer des fonctionnalités interactives.
Réaliser le design et la mise en page
Le soin apporté au design et à la mise en page du livret d’accueil digital joue un rôle essentiel dans sa capacité à capter l’attention et à transmettre efficacement les informations. Voici quelques conseils pour réussir ces aspects :
- Utiliser une charte graphique cohérente avec l’image de marque de l’entreprise, incluant les couleurs et les typographies appropriées
- Optimiser la lisibilité en privilégiant les phrases courtes, les paragraphes aérés et les intertitres bien visibles
- Inclure des éléments médiatiques (images, vidéos, animations, liens hypertexte internes) pour enrichir le contenu et renforcer l’engagement du lecteur
- Veiller à ce que le document soit adapté aux différents supports de consultation (ordinateurs, tablettes, smartphones), notamment en termes de taille de police, de résolution des images et de navigation entre les sections
Assurer la diffusion et le suivi du livret d’accueil digital
Une fois le livret d’accueil digital créé, il convient de le diffuser aux personnes concernées et d’établir un protocole pour assurer sa mise à jour régulière. Il est également recommandé de mettre en place des mécanismes permettant de mesurer l’impact du livret sur l’intégration des nouveaux arrivants (questionnaires de satisfaction, entretiens individuels, etc.) afin d’identifier les éventuelles pistes d’amélioration.